Задачей муниципального архива является организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РС(Я) и других архивных документов, разработка нормативно - правовых документов муниципального архива и организаций - источников комплектования муниципального архива.
В муниципальном архиве Окружной Администрации Городского округа «Жатай», согласно плана работы на 2024 год, утвержденному 15 декабря 2023 года, была проведена следующая работа:
- В сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
- В муниципальном архиве Окружной Администрации ГО «Жатай» проводится необходимая работа по соблюдению требований «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации». Архив оснащен пожарной сигнализацией с выводом сигнала на пульт подразделения пожарной охраны, так же установлено 6 автоматических порошковых пожаротушителей.
- Ведётся журнал учёта температурного режима и относительной влажности воздуха в помещении архивохранилища.
- Ежемесячно в последнюю пятницу месяца проводятся санитарные дни в архивохранилище.
- Проведена работа по картонированию дел фондов - 319 ед. хр.
- Составлены шесть постеллажных топографических указателя.
- Заведена одна новая карточка фонда.
- Внесены дополнения в список фондов.
- Внесены изменения в карточки пофондового топографического указателя.
- Ведется работа с программным комплексом «АИС ЭЛАР Архив». В 2024 году введено в ПК «АИС ЭЛАР» 1 фонд, 4 описи дел, 319 единиц хранения. Общее количество фондов, числящихся в архивном фонде на 1 января 2025 г. - 8, описей дел - 26, ед. хранения - 2010.
На отчётный период в муниципальном архиве ОА ГО «Жатай» количество фондов - 8, количество описей дел - 26, единиц хранения в архиве - 2010.
- В сфере комплектования:
2.1. Продолжается работа с предприятиями - источниками комплектования. Список организаций - источников комплектования муниципального архива Окружной Администрации ГО «Жатай» переутвержден на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) (Протокол ЭПК № 2 от 21.02.2024 г.) Теперь в Муниципальном архиве Окружной Администрации ГО «Жатай» 15 организаций источников комплектования, форма собственности - муниципальная. Во вновь утвержденный список включен ещё один источник - Контрольно-счетная палата ГО «Жатай». Все организации имеют необходимые нормативно - методические документы, регламентирующие организацию документов в делопроизводстве и работу с архивными документами.
2.2. Проведена работа с организациями-источниками комплектования по разработке новых Положений об архивах организаций и Положений об экспертных комиссиях организаций в связи с утверждением и вступлением в силу примерных положений об архиве и экспертной комиссии организации.
В 2024 году разработаны и согласованы на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) Положения об архивах и Положения об экспертных комиссиях:
Окружной Администрации ГО «Жатай», МБОУ ДО Центр внешкольной работы «Росток» ГО «Жатай» (Протокол ЭПК № 3 от 28.03.2024 г.),
МУП «Жатайтеплосеть», МБОУ ДО «Детско-юношеская спортивная школа», МУП «Служба единого заказчика», МБДОУ Детский сад № 3 «Чебурашка» ГО «Жатай» (Протокол ЭПК № 4 от 17.04.2024 г.),
МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 1», МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 2 им. Д.Х. Скрябина», МУП «Импульс» ГО «Жатай», (Протокол ЭПК № 6 от 22.05.2024 г.),
МБДОУ Детский сад № 4 комбинированного вида «Снежинка», МБУ Дом культуры «Маяк», МБДОУ Детский сад № 1 «Ручеек», МБОУ ДО «Детская школа искусств» (Протокол ЭПК № 7 от 19.06.2024 г.),
2.3. Предприятие МУП «Жатайская транспортная компания» ГО «Жатай», являющееся источником комплектования муниципального архива, ликвидировано. Ведется разъяснительная работа и подготовка документов для передачи дел в муниципальный архив.
2.4. Проводится работа с предприятиями ГО «Жатай» по передаче дел в муниципальный архив.
2.5. Организована работа по ознакомлению ответственных за архивы предприятий - источников комплектования муниципального архива с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно - технической и производственной деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 28.12.2021 № 142 и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Росархива от 13.06.2023 № 77.
2.6. В Окружной Администрации ГО «Жатай» находятся на хранении документы по приватизации жилья гражданами посёлка Жатай за 1993 - 2022 гг. В результате упорядочения этих документов сформирована опись дел постоянного срока хранения по приватизации фонда № 6 «Местная Администрация посёлка Жатай РС(Я)». Опись № 5 постоянного срока хранения по приватизации фонда «Местная администрация п. Жатай РС(Я)» в количестве 92 ед.хр. утверждена на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) (Протокол ЭПК № 1 от 24.01.2024 г.) Документы фонда «Местная Администрация посёлка Жатай РС(Я)» постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения за 1993-1999 гг. являются документами государственной собственности.
2.7. Начата работа по упорядочению дел по приватизации жилых помещений в Городском округе «Жатай» фонда «Окружная Администрация ГО «Жатай» с 1999 г. Документы по приватизации жилья с 27 декабря 1999 года являются муниципальной собственностью и внесены в опись № 7 фонда № 7 «Окружная Администрация ГО «Жатай». Составлен проект описи дел постоянного срока хранения по приватизации за 1999 - 2008 гг. Приватизацией жилья занимается отдел развития инфраструктуры и ЖКХ (ранее отдел ЖКХ) Окружной Администрации ГО «Жатай», которые передают документы в муниципальный архив.
2.8. После ликвидации Муниципального унитарного предприятия «Аптека № 40» ГО «Жатай» имеющиеся в помещении аптеки документы были привезены в Муниципальный архив Окружной Администрации ГО «Жатай». По результатам упорядочения этих документов за период с 1972 г. по 2020 г. образован новый фонд «Муниципальное унитарное предприятие «Аптека № 40» ГО «Жатай», составлены историческая справка, предисловие к описи дел, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и описи дел. Описи дел утверждены на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) (Протокол ЭПК № 6 от 22.05.2024 г.)
- постоянного срока хранения - 20 ед.хр. за 1994 - 2020 гг.;
- по личному составу - 21 ед.хр. за 1984-2007 гг. (срок хранения 75 лет);
- по личному составу - 15 ед.хр. за 2003-2018 гг. (срок хранения 50 лет);
- личных дел уволенных работников - 1 ед.хр. за 1972-1994 гг. (срок хранения
75 лет);
- личных дел уволенных работников - 18 ед.хр. за 1994-2018 гг. (срок хранения
50 лет).
2.9. Продолжается работа по формированию фонда Окружная Администрация Городского округа «Жатай». Утверждены на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) описи дел:
- постоянного срока хранения - 116 ед. хр. за 1999-2018 гг.
(Протокол ЭПК № 9 от 30.08.2024 г.)
- по личному составу - 14 ед. хр. за 2012-2018 гг.
(Протокол ЭПК № 9 от 30.08.2024 г.)
2.10. Итого утверждено и принято на хранение 319 дел:
постоянного срока хранения - 250 ед. хр. за 1993-2018 гг. (по плану 99)
по личному составу 69 ед.хр. (по плану 40).
2.11. Всего в муниципальном архиве ГО «Жатай» числится 8 фондов, 2010 единиц хранения:
- фонд № 1 - Муниципальное унитарное предприятие «Жатайстрой», 86 единиц хранения;
- фонд № 2 (фотофонд) - 16 единиц хранения;
- фонд № 3 - Муниципальное унитарное предприятие «Жилищно-коммунальное хозяйство», 68 единиц хранения;
- фонд № 4 - Муниципальное унитарное предприятие «ЖилСервис» ГО «Жатай», 159 единиц хранения;
- фонд № 5 - Муниципальное учреждение архитектуры и технической инвентаризации муниципального образования Жатай, 33 единицы хранения;
- фонд № 6 - Местная Администрация посёлка Жатай, 472 единиц хранения;
- фонд № 7 - Окружная Администрация Городского округа «Жатай», 1101 единица хранения;
- фонд № 8 - Муниципальное унитарное предприятие «Аптека № 40» ГО «Жатай», 75 единиц хранения.
2.12. Продолжается работа по упорядочению документов Окружной Администрации ГО «Жатай» за период с 2019 года, составлены проекты описей дел, которые постоянно корректируются.
2.13. Разработано и утверждено на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) Положение о муниципальном архиве (Протокол ЭПК № 3 от 28.03.2024 г.)
2.14. Утверждена на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) номенклатура дел Контрольно-счетной палаты ГО «Жатай», включенной в источники комплектования муниципального архива в 2024 году, (Протокол № 9 от 30.08.2024 г.)
2.15. На 1 декабря 2024 года проведена паспортизация предприятий - источников комплектования муниципального архива. При проведении анализа паспортизации организаций - источников комплектования установлено, что процент упорядочения составляет 16% от общего количества документов, находящихся на хранении.
2.16. Проводится разъяснительная работа по правилам организации хранения, комплектования, учета и срокам хранения архивных документов, о необходимости составления нормативно - методических документов на предприятии, оказывается методическая помощь ответственными за делопроизводство и архивы предприятий - источников комплектования муниципального архива.
2.17. Проводится методическая работа с Контрольно-счетной палатой ГО «Жатай» по упорядочиванию документов.
2.18. На сайте ГО «Жатай» размещена информация о возможности и порядке передачи в Муниципальный архив Окружной Администрации ГО «Жатай» на архивное хранение документов участников специальной военной операции.
- В сфере использования архивных документов:
В целях организации информационного обеспечения граждан, местного самоуправления, организаций и общественных объединений в соответствии с ФЗ от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» были оказаны услуги по исполнению запросов:
3.1. Поступило запросов всего - 118, все запросы исполнены в установленные законом сроки.
3.2. Исполнено запросов социально-правового характера - 57, в том числе положительных ответов - 42, переадресовано - 1 запрос, отрицательных - 14; (по плану: 20).
3.3. Исполнено запросов, полученных посредством ГИС «Единая централизованная цифровая платформа», - 20 запросов.
3.3. Исполнено тематических запросов в количестве - 61 (по плану 45);
3.4. Генеалогические запросы - 0;
3.5. Количество пользователей читального зала 36 человек.
- В сфере кадрового, организационного,
научно - методического и информационного обеспечения:
4.1. Частично работа муниципального архива организована в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24.
4.2. Специалистом муниципального архива осуществляется контроль за остатками неиспользованных средств по субвенции.
4.3. Муниципальным архивом Городского округа «Жатай» проводится работа по использованию и популяризации архивных документов. На сайте Городского округа «Жатай» создана вкладка «Муниципальный архив», где появилась информация о деятельности архива. В 2024 году исполнилось 10 лет со дня образования муниципального архива Окружной Администрации ГО «Жатай». Подведены итоги работы архива, информация размещена на сайте ГО «Жатай». Ко дню архивов 10 марта 2024 года на сайте ГО «Жатай» и в газете «Жатайский вестник» опубликована статья о деятельности архивов организаций, к 9 мая 2024 года статья об архивах в годы Великой Отечественной Войны.
4.4. Специалист Муниципального архива прошла профессиональную стажировку для работников муниципальных архивов с 25 марта по 29 марта 2024 г., принимала участие в мероприятиях, проводимых Министерством культуры и духовного развития РС(Я), посвященных Дню архивов в России.
И.о. архивиста - ведущий специалист Н.В. Таюрская
муниципального архива ОА ГО «Жатай»
(1).jpg)
.jpg)
